Papierloos werken, is dat wat voor ons?
Het concept van papierloos werken wint snel aan populariteit in de moderne bedrijfswereld. Het gaat verder dan slechts een trend; het is een benadering die zowel de efficiëntie van organisaties verbetert als een duurzamere bedrijfsvoering bevordert. Maar wat betekent het nu echt om een papierloos kantoor te hebben, en waarom zou je deze richting uit willen gaan?
Papierloos Werken: De Toekomst van Efficiëntie en Duurzaamheid
Papierloos werken is modern, is duurzaam maar ook lastig! Waarom? Omdat schrijven nu eenmaal bij onze cultuur hoort. Gelukkig hoeft een papierloos kantoor niet te betekenen dat je nooit meer hoeft te schrijven. Ja, het klopt, digitaliseren is aan de orde van de dag en moet je zeker blijven doen maar wij kiezen ook graag voor een variant van gewoon papier. Namelijk steenpapieren notitieboek waarin je schrijft met een daarvoor bestemde pen. De inkt kun je weer uitwissen en het boekje eindeloos hergebruiken. En ja, je kunt je handgeschreven teksten ook digitaliseren.
De pluspunten van Paperless Werken
- Duurzaamheid voorop: Door minder papier te gebruiken, verminderen we de druk op bossen en dragen we bij aan de bescherming van het milieu.
- Kostenvermindering: Denk aan de uitgaven voor papier, printers, inkt en opslagruimte. Deze kosten kunnen aanzienlijk worden gereduceerd in een papierloos kantoor.
- Verhoogde Productiviteit: Digitale documenten zijn vlotter toegankelijk en kunnen snel worden gedeeld, wat de workflow versnelt.
- Verbeterde Veiligheid: Digitale bestanden kunnen worden beveiligd, geëncrypteerd en zijn vaak makkelijker te herstellen bij onvoorziene gebeurtenissen.
- Optimalisatie van Ruimte: Zonder de nood aan kasten vol ordners en papieren documenten kan je de kantoorruimte effectiever inrichten.
- Grotere Flexibiliteit: Of het team nu op kantoor, thuis of onderweg werkt, de nodige documenten zijn altijd binnen handbereik.
Zoals je leest zijn veel voordelen gericht op het digitaliseren waarbij het schrijven op gewoon papier wordt overgeslagen. Een papierloos kantoor is mooi maar schrijven blijft waarschijnlijk nog lang de norm! Gelukkig kun je met veel apps je tekst als snel omzetten tot een digitale tekst en beleef je het beste van beide werelden.
Stappen Richting een Papierloos Kantoor
- Evalueer en plan: Begin met een overzicht van welke papieren documenten je kunt omzetten naar digitale formaten.
- Check of iedereen binnen je organisatie hier al klaar voor is. Bestel een uitwisbaar notitieboek voor degenen die toch graag blijven schrijven.
- Kies voor Cloudopslag: Maak gebruik van diensten als Google Drive of Dropbox om documenten centraal en veilig op te slaan.
- Investeren in Technologie: Een kwalitatieve scanner kan essentieel zijn voor het digitaliseren van bestaande documenten.
- Adopteer Digitale Tools: Programma’s zoals Evernote kunnen helpen om je digitale documenten te structureren.
- Cultiveer een Papierloze Mindset: Stimuleer medewerkers om digitaal te denken en de print-knop met bedachtzaamheid te gebruiken.
- Zorg voor Ondersteuning: Train je team in het gebruik van nieuwe tools en bied ondersteuning waar nodig.
Wil je het helemaal goed doen?
Een papierloos kantoor? Ga dan voor een uitwisbaar notitieboek met je eigen logo of huisstijl. Niet alleen ben je dan super duurzaam bezig maar je gebruikt ook nog eens de overstap naar papierloos werken om van je eigen medewerkers echte ambassadeurs te maken door je visie op te nemen in je merchandise. Zoek je een duurzaam cadeau voor je personeel> Lees hier dan meer >
Papierloos werken pak je hiermee kleinschalig op. Maarja, je moet ook ergens beginnen 😉